Ratgeber
Wie wählt man das richtige PMS für sein Hotel?
Die 8 Kriterien, die Sie vor der Wahl einer Software für Ihr Hotel, Bed and Breakfast oder Ihre Berghütte prüfen sollten, und die Fragen, die Sie bei einer Demo stellen sollten.
Was ist ein PMS?
Ein PMS (Property Management System) ist die zentrale Software eines Beherbergungsbetriebs: Es vereint Reservationen, Belegungsplan, An- und Abreisen, Rechnungsstellung und Zahlungen. Ihr Team öffnet es jeden Morgen, und es verbindet Ihren Betrieb mit den Buchungsplattformen, Ihrer Kasse und Ihrer Buchhaltung.
Ein PMS-Wechsel braucht Zeit, deshalb lohnt sich die richtige Wahl von Anfang an. Für ein unabhängiges Hotel, Bed and Breakfast oder eine Berghütte ist die beste Software nicht unbedingt die umfangreichste, sondern jene, die Ihre lokalen Pflichten abdeckt, sich mit Ihren Tools verbindet und im Alltag einfach bleibt.
Die 8 Kriterien für die Wahl eines PMS
1. Die Funktionen, die Sie wirklich brauchen
Listen Sie zuerst Ihre täglichen Aufgaben auf: Reservationen, Belegungsplan, Ankünfte, Housekeeping, Rechnungsstellung, Statistiken. Ein PMS für grosse Ketten bringt Module mit, die Sie bezahlen, ohne sie zu nutzen. Suchen Sie eher eine Software, die das Wesentliche abdeckt und Sie nur das nutzen lässt, was Ihr Betrieb braucht.
2. Die lokalen administrativen Pflichten
In der Schweiz muss ein Beherbergungsbetrieb MWST, QR-Rechnung, Kurtaxe nach dem Tarif seiner Gemeinde und eHESTA-Gästemeldungen verwalten. In Frankreich und Italien gelten andere Pflichten, etwa die polizeiliche Meldung Alloggiati Web in Italien. Prüfen Sie, ob das PMS diese Pflichten standardmässig abdeckt und ob es die Daten automatisch an die Partner Ihrer Gemeinde übermittelt oder ob Sie sie exportieren müssen.
3. Vertrieb und Channel Manager
Der Channel Manager verteilt Ihre Preise und Verfügbarkeiten an Booking.com, Expedia und weitere Plattformen. Das PMS muss in beide Richtungen damit verbunden sein: Jede eingehende Reservation aktualisiert die Verfügbarkeiten überall. Fragen Sie, mit welchen Channel Managern das PMS verbunden ist und ob Sie Ihren eigenen behalten können.
4. Preise und Verfügbarkeiten
Preise sollten Sie nur einmal pflegen müssen. Ein gutes PMS erlaubt Saisonpreise und abgeleitete Preise, die automatisch aus einem Basispreis berechnet werden, und verteilt sie auf alle Ihre Kanäle.
5. Die Anbindung an Ihre Tools
Online-Zahlung, Restaurantkasse, Buchhaltung, Schliesssysteme: Ihr PMS muss mit den Tools kommunizieren, die Sie bereits nutzen. Setzen Sie lieber auf Schnittstellen zu anerkannten Spezialisten als auf eine Lösung, die alles selbst machen will. Fällt ein Tool aus, laufen die anderen weiter.
6. Hosting und Datenschutz
Ihre Reservationen enthalten Personendaten. Fragen Sie, wo sie gehostet werden, wer die Infrastruktur betreibt, wie sie gesichert werden und ob der Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) nach DSGVO und Schweizer nDSG unterzeichnet.
7. Support und Sprache
Ein PMS wählt man auch wegen des Teams dahinter. Prüfen Sie die Supportzeiten, die Sprache (Französisch, Deutsch, Englisch) und die Begleitung beim Start, einschliesslich der Übernahme Ihrer bestehenden Daten.
8. Der tatsächliche Preis und die Entwicklung
Vergleichen Sie die Kosten über ein Jahr, nicht nur das Monatsabo. Drei Fragen genügen: Gibt es eine Kommission auf Zahlungen oder Reservationen? Sind Hosting, Updates und Support inbegriffen? Sind Channel Manager und Buchungsmaschine enthalten? Prüfen Sie schliesslich, ob die Software mit Ihnen wächst: neue Einheiten, ein zweiter Betrieb, neue Kanäle.
Diese Fragen sollten Sie bei einer Demo stellen
Nehmen Sie diese Liste zu jeder Demo mit: So vergleichen Sie die Lösungen nach denselben Punkten.
- Passt die Software zur Grösse und Art meines Betriebs?
- Wie verwaltet sie die Kurtaxe meiner Gemeinde und die Gästemeldungen? Läuft das automatisch?
- Mit welchem Channel Manager ist sie verbunden? Kann ich meinen behalten?
- Kann ich abgeleitete Preise festlegen und auf alle Kanäle verteilen?
- Welche Zahlungsanbieter, Kassen und Buchhaltungsprogramme sind kompatibel?
- Wo werden meine Daten gehostet, und unterzeichnet der Anbieter einen DPA?
- In welchen Sprachen und zu welchen Zeiten antwortet der Support?
- Wie werden meine bestehenden Daten übernommen?
- Sind Hosting, Updates und Support im Preis inbegriffen? Gibt es Kommissionen?
- Was passiert, wenn ich Einheiten oder einen zweiten Betrieb hinzufüge?
So erfüllt Arhon diese Kriterien
Arhon ist ein Schweizer PMS für unabhängige Betriebe mit 5 bis 180 Einheiten (Zimmer, Schlafsäle, Biwaks). Hier seine Antworten, Kriterium für Kriterium.
| Kriterium | Arhon |
|---|---|
| Funktionen | Reservationen, Belegungsplan, Online-Check-in, Rechnungsstellung, Housekeeping, Echtzeit-Statistiken, mehrere Betriebe in einem Konto |
| Lokale Pflichten | QR-Rechnung, MWST, Kurtaxe pro Gemeinde, eHESTA; automatische Übermittlung je nach Partner der Gemeinde; Alloggiati Web und VIT-Export (Aostatal) in Italien |
| Vertrieb | Schnittstellen zu SiteMinder und Hotel-Spider, Richtung Booking.com, Expedia und weitere Kanäle; Sie behalten Ihren Vertrag |
| Preise | Saisonpreise und abgeleitete Preise auf Basis eines Grundpreises |
| Schnittstellen | Zahlung (Worldline/Saferpay, Nexi/Datatrans, Computop), Kassen (Lightspeed, Scanpiii, Melzer, Vendomat), Buchhaltungsexporte |
| Daten | Hosting in Frankreich auf dem eigenen Cluster von Arhon bei OVH, gemäss DSGVO und nDSG |
| Support | Support auf Französisch, Deutsch und Englisch; Datenübernahme per CSV-Import; Schulung in zwei Etappen |
| Preis | Arhon Base ab CHF 120 pro Monat exkl. MWST; Pakete Direct und Connect; ohne Kommission auf eingenommene Zahlungen |
Arhon läuft im Browser, ohne Installation, auf Computer, Tablet und Smartphone.
Von der Demo bis zum Start
Zehn Schritte, mit rund 30 Tagen Einrichtung ab Eingang Ihres Formulars.
- Demo30 Minuten per Videokonferenz, ganz auf Ihre Bedürfnisse ausgerichtet.
- AngebotVor der Demo erhalten, online unterzeichnet: Es gilt als Vertrag.
- StartdatumSie wählen das Datum, das zu Ihrem Betrieb passt.
- KonfigurationEin auf Ihr Paket abgestimmtes Formular. Die Frist bis zum Start beginnt mit dessen Eingang, vollständig ausgefüllt.
- Import und EinrichtungImport Ihrer Reservationen und Ihrer Gästedatei im CSV-Format, sofern Ihr bisheriges PMS dies erlaubt, dann Einrichtung des Kontos: rund 30 Tage.
- PrüfungKontrolle der gesamten Konfiguration, die Grundlage für einen reibungslosen Betrieb.
- Schulung1 Stunde per Videokonferenz, 2 Tage vor dem Startdatum.
- StartIhr Team arbeitet mit Arhon, mit Support auf Französisch, Deutsch und Englisch.
- Schulung, 2. Teil1 Stunde per Videokonferenz, zum Zeitpunkt Ihrer Wahl, zur Vertiefung.
- BegleitungIhre Fragen werden innert weniger Stunden beantwortet, in der Regel noch am selben Tag.
Häufige Fragen
Wie lange dauert der Wechsel zu Arhon?
Rechnen Sie mit rund 30 Tagen ab Eingang Ihres vollständig ausgefüllten Konfigurationsformulars. Sofern Ihr bisheriges PMS dies erlaubt, werden Ihre Reservationen und Ihre Gästedatei im CSV-Format importiert; bei OTA-Reservationen wird die Buchungsreferenz übernommen, damit Änderungen und Stornierungen automatisch verarbeitet werden. Ihr Channel Manager und Ihr Zahlungsanbieter bleiben bestehen. Die Konfiguration wird vor dem Start geprüft, eine einstündige Schulung findet 2 Tage vorher statt, eine zweite einstündige Schulung zum Zeitpunkt Ihrer Wahl. Danach werden Ihre Fragen innert weniger Stunden beantwortet, in der Regel noch am selben Tag.
Lohnt sich ein PMS für einen kleinen Betrieb?
Ja, schon ab wenigen Einheiten. Es ersetzt Agenda, Tabelle und Mehrfacheingaben, verringert Buchungsfehler und vereinfacht die administrativen Pflichten.
PMS und Channel Manager: Was ist der Unterschied?
Das PMS verwaltet den täglichen Betrieb; der Channel Manager verteilt Ihre Preise und Verfügbarkeiten an die Buchungsplattformen. Beide müssen verbunden sein.
Sie vergleichen Software-Lösungen?
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