Comment choisir un PMS pour son hôtel ?

Les 8 critères pour choisir un PMS

1. Les fonctions dont vous avez vraiment besoin

Listez d’abord vos tâches de chaque jour : réservations, planning, arrivées, ménage, facturation, statistiques. Un PMS pensé pour les grandes chaînes ajoute des modules que vous paierez sans les utiliser. Cherchez plutôt un logiciel qui couvre l’essentiel et vous laisse n’utiliser que ce qui sert à votre établissement.

2. Les obligations administratives locales

En Suisse, un hébergement doit gérer la TVA, la QR-facture, la taxe de séjour selon le barème de sa commune et les déclarations d’hôtes eHESTA. En France et en Italie, d’autres obligations s’appliquent, comme la déclaration de police Alloggiati Web en Italie. Vérifiez que le PMS les gère nativement, et s’il transmet automatiquement les données aux partenaires de votre commune ou s’il faut les exporter.

3. La distribution et le channel manager

Le channel manager diffuse vos tarifs et disponibilités vers Booking.com, Expedia et les autres plateformes. Le PMS doit s’y connecter dans les deux sens : chaque réservation reçue met à jour les disponibilités partout. Demandez avec quels channel managers le PMS est interfacé, et si vous pouvez garder le vôtre.

4. Les tarifs et les disponibilités

Gérer ses prix ne devrait se faire qu’une fois. Un bon PMS permet de définir des tarifs par saison et des tarifs dérivés, calculés automatiquement à partir d’un tarif de base, puis de les distribuer sur tous vos canaux.

5. Les intégrations avec vos outils

Paiement en ligne, caisse du restaurant, comptabilité, serrures : votre PMS doit dialoguer avec les outils que vous utilisez déjà. Préférez des interfaces avec des spécialistes reconnus à une solution qui prétend tout faire elle-même. Si l’un des outils s’interrompt, les autres continuent de fonctionner.

6. L’hébergement et la protection des données

Vos réservations contiennent des données personnelles. Demandez où elles sont hébergées, qui administre l’infrastructure, comment elles sont sauvegardées, et si le fournisseur signe un contrat de traitement des données (DPA) conforme au RGPD et à la nLPD suisse.

7. L’assistance et la langue

Un PMS se choisit aussi pour l’équipe qui le soutient. Vérifiez les horaires du support, sa langue (français, allemand, anglais), et l’accompagnement prévu à la mise en route, y compris la reprise de vos données existantes.

8. Le prix réel et l’évolution

Comparez le coût sur une année, pas seulement l’abonnement mensuel. Trois questions suffisent : y a-t-il une commission sur les paiements ou les réservations ? L’hébergement, les mises à jour et le support sont-ils inclus ? Le channel manager et le moteur de réservation sont-ils compris ? Vérifiez enfin que le logiciel suivra votre croissance : nouvelles unités, second établissement, nouveaux canaux.

De la démonstration à la mise en ligne

Dix étapes, avec environ 30 jours de configuration à compter de la réception de votre formulaire.

1. Démonstration30 minutes en visioconférence, centrées sur vos besoins.
2. OffreReçue avant la démonstration, signée en ligne : elle vaut contrat.
3. Date de mise en ligneVous choisissez la date qui convient à votre établissement.
4. ConfigurationUn formulaire adapté à votre formule. Le délai de mise en ligne court à partir de sa réception, une fois rempli.
5. Import et paramétrageImport de vos réservations et de votre fichier clients au format CSV, si votre PMS actuel le permet, puis paramétrage du compte : environ 30 jours.
6. VérificationContrôle de toute la configuration, base d’un fonctionnement sans accroc.
7. Formation1 heure en visioconférence, 2 jours avant la date de mise en ligne.
8. Mise en ligneVotre équipe travaille dans Arhon, avec un support en français, allemand et anglais.
9. Formation 2e session1 heure en visioconférence, au moment que vous choisissez, pour approfondir.
10. SuiviVos questions reçoivent une réponse dans les heures qui suivent, généralement dans la journée même.