Come scegliere un PMS per il proprio hotel?

Gli 8 criteri per scegliere un PMS

1. Le funzioni di cui avete davvero bisogno

Elencate prima le vostre attività quotidiane: prenotazioni, planning, arrivi, pulizie, fatturazione, statistiche. Un PMS pensato per le grandi catene aggiunge moduli che pagherete senza usarli. Cercate piuttosto un software che copra l’essenziale e vi lasci usare solo ciò che serve alla vostra struttura.

2. Gli obblighi amministrativi locali

In Svizzera una struttura ricettiva deve gestire l’IVA, la fattura QR, la tassa di soggiorno secondo il tariffario del proprio comune e le notifiche degli ospiti eHESTA. In Francia e in Italia valgono altri obblighi, come la comunicazione alla polizia tramite Alloggiati Web in Italia. Verificate che il PMS li gestisca in modo nativo, e se trasmette automaticamente i dati ai partner del vostro comune o se occorre esportarli.

3. La distribuzione e il channel manager

Il channel manager diffonde tariffe e disponibilità verso Booking.com, Expedia e le altre piattaforme. Il PMS deve collegarsi in entrambe le direzioni: ogni prenotazione ricevuta aggiorna le disponibilità ovunque. Chiedete a quali channel manager è collegato il PMS e se potete mantenere il vostro.

4. Le tariffe e le disponibilità

I prezzi dovrebbero essere gestiti una sola volta. Un buon PMS permette di definire tariffe stagionali e tariffe derivate, calcolate automaticamente a partire da una tariffa base, e poi di distribuirle su tutti i vostri canali.

5. Le integrazioni con i vostri strumenti

Pagamento online, cassa del ristorante, contabilità, serrature: il vostro PMS deve dialogare con gli strumenti che già utilizzate. Preferite interfacce con specialisti riconosciuti a una soluzione che pretende di fare tutto da sola. Se uno degli strumenti si interrompe, gli altri continuano a funzionare.

6. L’hosting e la protezione dei dati

Le vostre prenotazioni contengono dati personali. Chiedete dove sono ospitati, chi amministra l’infrastruttura, come vengono salvati e se il fornitore firma un accordo sul trattamento dei dati (DPA) conforme al GDPR e alla nLPD svizzera.

7. L’assistenza e la lingua

Un PMS si sceglie anche per il team che lo supporta. Verificate gli orari del supporto, la lingua (francese, tedesco, inglese) e l’accompagnamento previsto all’avvio, compresa la ripresa dei vostri dati esistenti.

8. Il prezzo reale e l’evoluzione

Confrontate il costo su un anno, non solo l’abbonamento mensile. Bastano tre domande: c’è una commissione sui pagamenti o sulle prenotazioni? Hosting, aggiornamenti e supporto sono inclusi? Il channel manager e il motore di prenotazione sono compresi? Verificate infine che il software segua la vostra crescita: nuove unità, seconda struttura, nuovi canali.

Dalla dimostrazione alla messa online

Dieci tappe, con circa 30 giorni di configurazione a partire dalla ricezione del vostro modulo.

1. Dimostrazione30 minuti in videoconferenza, incentrati sulle vostre esigenze.
2. OffertaRicevuta prima della dimostrazione, firmata online: vale come contratto.
3. Data di messa onlineScegliete la data più adatta alla vostra struttura.
4. ConfigurazioneUn modulo adatto alla vostra formula. Il termine di messa online decorre dalla sua ricezione, una volta compilato.
5. Importazione e configurazioneImportazione delle vostre prenotazioni e della vostra anagrafica clienti in formato CSV, se il vostro PMS attuale lo consente, poi configurazione dell’account: circa 30 giorni.
6. VerificaControllo di tutta la configurazione, base di un funzionamento senza intoppi.
7. Formazione1 ora in videoconferenza, 2 giorni prima della data di messa online.
8. Messa onlineIl vostro team lavora in Arhon, con supporto in francese, tedesco e inglese.
9. Formazione 2ª sessione1 ora in videoconferenza, nel momento che scegliete, per approfondire.
10. MonitoraggioLe vostre domande ricevono una risposta nelle ore successive, generalmente in giornata.